Umbraco Automate : ce que cette nouveauté peut réellement changer pour votre site web

Les sites web sont désormais connectés à de nombreux outils et interviennent dans des tâches variées : un formulaire peut alimenter un CRM, une publication déclencher une notification, ou un contenu passer par une validation avant sa mise en ligne.

Pourtant, ces échanges reposent encore souvent sur des actions manuelles : transmettre une information, envoyer un email, prévenir un collègue ou recopier une donnée d’un outil à un autre. Des tâches simples, mais vite chronophages lorsqu’elles se répètent.

C’est précisément pour répondre à ce besoin qu’Umbraco propose Umbraco Automate. La solution permet de définir un déclencheur, d’ajouter si besoin quelques conditions, puis de laisser Umbraco exécuter la suite automatiquement. Pour les entreprises qui utilisent déjà Umbraco, cette évolution est intéressante : le CMS ne sert plus seulement à gérer et publier les contenus, il peut aussi participer aux processus qui gravitent autour.

Umbraco Automate : comment ça fonctionne ?

Si le principe de l’automatisation peut sembler assez technique au premier abord, son fonctionnement avec Umbraco est finalement plutôt simple. L’idée est de construire un workflow, c’est-à-dire une suite d’actions qui vont s’exécuter automatiquement lorsqu’un événement précis se produit.

On peut résumer le principe en trois étapes :

Un événement se produit → Umbraco vérifie les conditions → une ou plusieurs actions sont exécutées.

Par exemple, imaginons qu’un nouveau contenu soit publié sur votre site. Cette publication peut devenir le point de départ d’un workflow. Umbraco peut alors vérifier certaines informations sur ce contenu, puis déclencher différentes actions en fonction du résultat. Cela permet de construire des scénarios adaptés aux besoins de chaque projet, sans demander à un utilisateur de réaliser manuellement chaque étape.

Des automatisations qui commencent par un événement

Tout workflow commence par un déclencheur (ou trigger). C’est l’événement qui indique à Umbraco qu’il doit commencer à travailler.

Cela peut être, par exemple :

• la publication d’un contenu ;
• la modification d’une page ;
• l’envoi d’un formulaire ;
• la création ou la modification d’un média ;
• ou encore un événement provenant d’une autre partie de votre environnement digital.

À partir de ce déclencheur, Umbraco peut enchaîner différentes étapes.

Ajouter des conditions pour adapter le scénario

Il n’est pas toujours nécessaire de déclencher la même action à chaque fois. C’est pourquoi il est possible d’ajouter des conditions dans un workflow. Par exemple , si vous avez un formulaire de contact sur votre site et plusieurs types de demandes : demande commerciale, demande de support, candidature ... Plutôt que de traiter toutes les demandes de la même manière, on peut imaginer un workflow qui regarde le type de demande avant de poursuivre :

Formulaire envoyé → type de demande = commerciale → notification de l’équipe commerciale

Ou :

Formulaire envoyé → type de demande = candidature → transmission au service concerné

Le principe est de pouvoir adapter automatiquement le parcours en fonction des informations disponibles.

Les actions

Une fois le déclencheur identifié et les éventuelles conditions vérifiées, Umbraco peut effectuer une ou plusieurs actions. C’est ici que les possibilités deviennent particulièrement intéressantes. Une automatisation peut par exemple envoyer une notification, modifier ou créer une information, déclencher une étape supplémentaire dans un processus ou communiquer avec un autre service.

C’est justement cette capacité à faire le lien entre différentes briques qui donne tout son intérêt à Automate. Un site Umbraco n’est généralement pas isolé. Il peut être connecté à un CRM, un outil marketing, une solution de gestion commerciale, des services tiers ou encore des outils développés spécifiquement pour l’entreprise. L’objectif n’est donc pas forcément d’automatiser le site pour le principe, ill s’agit plutôt de faire circuler les bonnes informations au bon endroit, sans intervention humaine lorsque celle-ci n’apporte pas de réelle valeur.

Un fonctionnement visuel

Autre intérêt d’Umbraco Automate : les workflows peuvent être construits visuellement. On peut ainsi représenter un processus sous la forme d’un parcours : 

Déclencheur → condition → action → condition → action

Cette approche permet de visualiser assez rapidement ce qui va se passer et de faire évoluer un workflow lorsque les besoins de l’entreprise changent. C’est un point important : une automatisation n’est pas forcément quelque chose de complexe réservé aux gros projets. Même un petit workflow, lorsqu’il évite une tâche répétitive réalisée plusieurs dizaines de fois par semaine, peut déjà faire gagner du temps aux équipes. La vraie question est : quelles tâches de votre site ou de vos processus mériteraient d’être automatisées ?  

4 exemples d’automatisation avec Umbraco

Chaque entreprise a ses propres outils et ses propres façons de travailler. Il n’existe donc pas une liste toute faite d’automatisations à mettre en place sur tous les sites. En revanche, certains besoins reviennent régulièrement. Voici quelques exemples qui permettent de mieux comprendre ce qu’il est possible d’imaginer avec Automate.

Un formulaire rempli, les bonnes personnes sont automatiquement prévenues

Prenons un cas très courant : votre site dispose d’un formulaire de contact. Aujourd’hui, lorsqu’un visiteur l’envoie, les informations sont généralement transmises par email. Mais selon l’organisation de l’entreprise, il peut ensuite être nécessaire de transférer la demande au bon interlocuteur, de créer une tâche dans un CRM ou encore d’envoyer une confirmation au prospect. Avec Automate, une partie de ce processus peut être prise en charge automatiquement.

On peut par exemple imaginer le scénario suivant :

Un formulaire est envoyé → Umbraco identifie le type de demande → la demande est transmise au bon service → une notification est envoyée → le prospect reçoit une confirmation.

L’intérêt est assez simple, chaque demande suit le même processus, sans que quelqu’un ait besoin de vérifier manuellement chaque formulaire. Le workflow peut être adapté à l’organisation de l’entreprise. Une demande commerciale, une candidature ou une demande de support ne suivent pas nécessairement le même chemin.

Une publication peut déclencher plusieurs actions

La gestion de contenu est une autre situation où l’automatisation peut être intéressante. Imaginez qu’une équipe marketing publie régulièrement des articles sur son site. La publication d’un article peut nécessiter plusieurs actions : prévenir une équipe, déclencher une étape de validation, transmettre une information à un autre outil ou encore lancer un processus de diffusion.

Plutôt que de demander à l’équipe de penser à chacune de ces étapes, certaines peuvent être déclenchées automatiquement au moment de la publication.

Cela permet également de rendre les processus plus fiables. Lorsqu'une tâche est réalisée manuellement, il est toujours possible de l'oublier. Avec une automatisation, le scénario prévu se déclenche systématiquement lorsque les conditions sont réunies.

Connecter Umbraco aux autres outils de l’entreprise

Dans la plupart des projets que nous rencontrons, le site web n’est qu’une partie de l’écosystème digital de l’entreprise. Il y a souvent un CRM, une solution emailing, des outils internes, une plateforme e-commerce ou encore des services développés spécifiquement pour répondre aux besoins de l’organisation. Le véritable intérêt d’une solution comme Automate est donc aussi de pouvoir faire communiquer ces différents éléments. Par exemple, une information saisie ou créée dans Umbraco peut servir de point de départ à une action dans un autre outil.

Une donnée apparaît dans Umbraco → elle est traitée → elle est envoyée au service concerné → une action est déclenchée dans un autre système.

On évite ainsi autant que possible les copier-coller et les manipulations entre plusieurs interfaces. Et lorsqu’une intégration spécifique est nécessaire, les possibilités d’extension d’Umbraco permettent d’aller plus loin que les seuls scénarios prévus à l’origine.

Utiliser l’IA pour automatiser certaines tâches de contenu

L’automatisation ne concerne pas uniquement les données ou les notifications. Elle peut également s’appliquer au contenu.

Avec les possibilités offertes par l’écosystème Umbraco, notamment avec Umbraco.AI, certaines tâches liées à la gestion des contenus peuvent être assistées par l’intelligence artificielle. On peut par exemple imaginer l’utilisation de l’IA pour générer un texte alternatif à partir d’une image, résumer un contenu ou préparer certaines informations à partir d’une page existante. Là encore, l’objectif n’est pas forcément de publier automatiquement tout ce que produit l’IA.

Au contraire, dans beaucoup de situations, le plus intéressant est de construire un processus dans lequel l’IA réalise la première étape, puis laisse un utilisateur valider ou modifier le résultat avant sa mise en ligne. L’automatisation s’occupe du travail répétitif, l’humain garde la main sur la décision. C’est une approche qui nous semble particulièrement pertinente pour les équipes qui gèrent beaucoup de contenus et qui cherchent à gagner du temps sans perdre le contrôle sur ce qui est publié.

Ces quatre exemples ne représentent qu’une partie des possibilités. C’est d’ailleurs ce qui rend Automate intéressant, il ne s’agit pas simplement d’ajouter quelques automatisations prédéfinies à un site. Les workflows peuvent être pensés en fonction des outils utilisés par l’entreprise, de ses processus et de ses besoins. C’est à ce moment-là qu’un accompagnement technique prend tout son sens, avant de se demander ce qu’Umbraco peut automatiser, il faut d’abord regarder ce qui, dans votre quotidien, mérite réellement de l’être.

Et si on allait plus loin avec Umbraco ?

Umbraco Automate apporte de nouvelles possibilités, mais comme souvent avec l’automatisation, le plus difficile n’est pas forcément de créer un workflow. Le vrai sujet est de savoir quoi automatiser et comment l’intégrer intelligemment dans l’écosystème existant.

Toutes les tâches ne méritent pas d’être automatisées. Certaines sont trop spécifiques, d’autres nécessitent une intervention humaine. L’objectif est plutôt d’identifier les actions répétitives qui prennent du temps aux équipes et pour lesquelles une automatisation peut réellement apporter quelque chose. C’est aussi là que la connaissance de l’environnement Umbraco fait la différence.

Un site Umbraco peut être très simple ou au contraire faire partie d’un écosystème assez complexe, avec plusieurs sites, des outils métiers, un CRM, une solution e-commerce ou des développements spécifiques. Avant de mettre en place une automatisation, il faut donc comprendre comment toutes ces briques fonctionnent ensemble.

Commencer par les besoins, pas par l’outil  

Chez nous, nous préférons partir des problématiques rencontrées au quotidien plutôt que de chercher à automatiser à tout prix. Une équipe passe plusieurs heures par semaine à traiter les mêmes demandes ? Un contenu doit systématiquement être transmis à un autre outil ? Une information est régulièrement saisie à plusieurs endroits ? Ce sont ces situations qui peuvent être intéressantes à étudier.Une fois le besoin identifié, Umbraco Automate peut permettre de construire un workflow adapté. Lorsque les fonctionnalités disponibles ne suffisent pas, l’écosystème Umbraco permet également d’aller plus loin avec des développements et des intégrations personnalisés.

C’est cette combinaison entre la connaissance d’Umbraco, la compréhension des enjeux métier et le développement sur mesure qui permet de tirer pleinement parti de l’outil.

Un CMS qui évolue avec votre entreprise

C’est finalement ce que nous retenons de l’arrivée d’Umbraco Automate. Un site web ne devrait pas être pensé comme un projet terminé une fois qu’il est mis en ligne. Les besoins évoluent, les outils changent et les processus internes se transforment. 

Avec Automate, Umbraco dispose d’une nouvelle brique pour accompagner ces évolutions et automatiser progressivement certaines tâches du quotidien. Il ne s’agit donc pas de transformer votre site en une machine qui fait tout toute seule. Il s’agit plutôt de lui permettre de prendre en charge ce qui peut l’être, pour laisser vos équipes se concentrer sur ce qui demande réellement leur temps et leur expertise. Et si vous utilisez déjà Umbraco, c’est peut-être le bon moment pour regarder votre site autrement. Quelles tâches pourriez-vous automatiser ? Quels outils pourraient mieux communiquer entre eux ? Et quelles actions répétitives pourraient simplement disparaître de votre quotidien ? Ce sont les questions que nous pouvons vous aider à étudier et à transformer en solutions concrètes avec Umbraco.

Que vous utilisiez déjà Umbraco ou que vous réfléchissiez à l’adopter pour votre prochain site, nous pouvons vous accompagner dans la réflexion, le développement et les évolutions de votre projet.

Une idée d’automatisation, un besoin d’intégration ou simplement une question sur les possibilités d’Umbraco ? Contactez notre équipe !